11 октября декан факультета документоведения и технотронных архивов, профессор Григорий Ланской провел в Государственном музее-заповеднике «Ростовский кремль» научно-методический семинар по актуальной теме «Организация доступа к архивным документам в Российской Федерации и проблема цифровизации в их использовании». Участниками семинара стали около двадцати сотрудников архивов, музеев и библиотек Ярославской области.
В своем докладе Григорий Ланской рассмотрел проблему организации доступа к архивным документам в Российской Федерации и наличие очевидного противоречия между нормами публично-правового и частноправового регулирования. Он указал на то, что в рамках источников публичного права архивные документы определяются как объект общего доступа, а с точки зрения частного права они остаются во многих случаях объектами частной собственности. По этой причине вопрос об обеспечении доступа к архивным документам часто решается их хранителями на прецедентном уровне.
На многочисленных примерах были рассмотрены механизмы организации доступа к архивным документам в различных группах учреждений, осуществляющих их хранение и использование. Были продемонстрированы различия, существующие в данной сфере применительно к деятельности государственных, ведомственных и негосударственных архивных учреждений, а также хранящих архивные документы по различным методическим принципам музеев и библиотек.
В качестве основного инструмента обеспечения доступности архивных документов Григорий Ланской выделил использование механизма их оцифровывания и последующего размещения в виде цифровых копий на открытых информационных ресурсах. В качестве проблем использования данной технологии он отметил обеспечение аутентичности представляемой копии оригиналу документа и учет прав интеллектуальной и материальной собственности на размещаемые источники документированной информации пользователями.
Отдельное внимание было уделено качеству метаданных, являющихся обязательной частью общедоступных архивных информационных систем. Как пример размещения цифровых копий различных видов архивных документов в открытой информационной системе Григорий Ланской представил реализованный под его научным руководством совместными усилиями специалистов Государственного музея-заповедника «Ростовский кремль» и Российского государственного гуманитарного университета проект «Документальный фонд Ростовского кремля».
Отвечая на вопросы участников семинара, он представил особенности организации доступа к архивным документам музейных учреждений, отложившимся в качестве объектов историко-документального наследия в составе музейных архивов, а также к документам текущего делопроизводства, подлежащим последующей частичной передаче на государственное хранение.
