19 октября 2018 года в читальном зале Ростовского музея состоялся научно-методический семинар на тему «Современные технологии и правовые аспекты организации использования архивных документов в музейных собраниях». Это был третий семинар из серии научно-методических семинаров для работников архивов, музеев и библиотек Ярославской области. Его провел декан ФДиТА ИАИ РГГУ, профессор Г.Н. Ланской, являющийся также научным консультантом Государственного музея-заповедника «Ростовский кремль».
В своем выступлении Г.Н. Ланской подробно остановился на путях создания электронно-цифрового архива и больших возможностях, которые открывает перед исследователями работа с документальными материалами ведомственного архива Ростовского музея. Работа по созданию электронно-цифрового архива уже началась и имеет неограниченные перспективы развития, так как концепция формирования автоматизированной информационно-поисковой системы к документам музея в достаточной степени разработана.
Данная концепция, первые результаты реализации которой будут представлены в рамках конференции «История и культура Ростовской земли», предусматривает идентификацию всех включенных в АИПС документов по порядковым идентификаторам и уже присвоенным учетным номерам; составление унифицированных заголовков к документам, отражающим их видовую принадлежность, объект документирования и авторство, и размещение ссылок на титульную и остальные страницы документа. Докладчик представил примеры таблицы с элементами описания электронно-цифровых копий рукописных, графических и фотографических документов, которые могут быть обнаружены по ссылкам из автоматизированной информационно-поисковой системы, будучи размещенными в «облачном» архиве электронно-цифровых копий документов.
Также в рамках семинара были представлены современные подходы к организации публикации архивных документов в электронном формате, которая может, с одной стороны, популяризировать ценные объекты документального наследия и, с другой стороны, организовать возможность заказа копий документов музея на коммерческой основе различными категориями пользователей. Докладчик отметил, что такого рода публикации могут осуществляться с учетом действующих в Российской Федерации норм публичного и частного права, которым была дана научная характеристика.
В ходе семинара заведующий отделом музея Я.Е. Смирнов задал Г.Н. Ланскому вопрос о наличии практики создания электронно-цифрового архива в других музеях страны.
Г.Н. Ланской ответил, что опыт Ростовского музея в этой области уникален с точки зрения презентации в электронно-цифровом виде документов, относящихся к различным видовым и тематическим группам. Одновременно он указал на то, что архивные и музейные учреждения России и зарубежных стран имеют успешный опыт создания тематических электронных ресурсов, содержащих элементы научно-справочного аппарата и публикации документов.
Директор Ростовского филиала Государственного архива Ярославской области Н.В. Павлова задала вопрос о критериях отбора документов для создания электронно-цифрового архива.
Г.Н. Ланской ответил, что основным критерием отбора документов для описания в разработанной Государственным музеем-заповедником «Ростовский кремль» автоматизированной информационно-поисковой системы и публикации на портале музея было отражение в них основных направлений развития музея в 1883-1894 годах (формирование организационной и нормативной структуры управления музеем, проведение реставрационных и реновационных работ в архитектурных объектах на территории Кремля, комплектование музейных коллекций и, прежде всего, музея Белой палаты). Также учитывалась степень сохранности публикуемых в электронно-цифровом формате образов документов, способная повлиять на организацию их последующего использования.
Следующий вопрос Н.В. Павловой касался возможностей тематического отбора документов, имеющих прямое отношение к деятельности музея (фотографии, планы, чертежи и т.д).
Г.Н. Ланской ответил, что такие возможности, несомненно, существуют в связи с существованием разработанных научных критериев экспертизы ценности подобных документов, а также совокупности апробированных практических факторов отбора документов для последующего экспонирования в общедоступных информационных системах.
Сотрудник Ярославского историко-архитектурного и художественного музея-заповедника задала вопрос о возможностях защиты электронных копий архивных документов при обращении исследователей к общедоступной информационной системе.
Г.Н. Ланской ответил, что защита электронно-цифровых копий от несанкционированного копирования может осуществляться в двух направлениях. Первым направлением является сохранение титульных страниц документов в формате pdf, рекомендованном международными стандартами защиты документированной информации. Вторым направлением является обеспечение авторизованного доступа пользователей к электронно-цифровым копиям документов в режиме функционирования электронного читального зала музейного архива.
