Добавление данных в базу подсистемы БИТ. Наука: основные требования

Данные в базу подсистемы БИТ. Наука могут вносить как ответственные за НИР сотрудники структурных подразделений, так и сами преподаватели (научные сотрудники), если имеют соответствующие права доступа.

Напоминаем, что сотрудники Управления по научной работе не принимают заявки на размещение данных в базе подсистемы БИТ. Наука.

Прежде чем добавлять данные в базу подсистемы БИТ. Наука, обратите внимание на следующие первичные требования:

1. Заполнять формы необходимо в соответствии с выходными данными: название публикации/конференции; очередность соавторов; издательство (не указывайте типографию) должны совпадать.

2. Обратите внимание на требование к регистру. Все текстовые поля нужно заполнять в нормальном регистре. Убедительно просим авторов не писать заглавными буквами (Caps Lock) названия. Единственное возможное исключение - устойчивые аббревиатуры для места (М., СПб., NY) или страны (РФ) издания. Если в названии встречается аббревиатура, она допустима.

3. Не создавайте дубли. Если Вы добавили запись о публикации, и у Вас не получается внести в них изменения, необходимо сначала пометить неисправную запись о публикации на удаление, затем создать новую корректную запись. Если у Вас есть соавторы из РГГУ, убедитесь, что кто-то из них не внес публикацию в базу.

4. После завершения внесения данных о публикации/конференции необходимо сохранить результат работы. Для этого необходимо кликнуть на кнопку «Записать».

При внесении данных просим придерживаться следующих правил:

I. Данные о публикациях:

1. Синтетическое описание (книга целиком):

а)

Монография, учебник, учебное пособие, учебно-методическое пособие:

Раздел «НИР» → «Публикации в книгах» → «Создать».

Обязательными полями для заполнения являются: «Вид труда», «В соавторстве зарубежными партнерами» (указывается, если присутствует), «Книга» (указывается полное название труда), «Издательство», «Год», «Страна», «Город», «Язык», «Переиздание» (если составляется карточка на второе или последующее издание книги), «ISBN», «Тираж» (если последний указан в книге, если не указан – оставить поле без изменений) и «Объем» (в страницах и печатных листах).

Далее заполняются графы: «Объем» (реальный вклад соответствующего автора в страницах), ∑ (число аффилиаций автора), «Аффилиация» (если аффилиаций несколько, указывается первая из них), «Контингент» (ППС или научный сотрудник (НР).

Если автор хочет отчитаться публикацией в рамках эффективного контракта, заполняется графа «Хочу в зачет» – выбирается пункт эффективного контракта и отчетный период.

Вкладка «Редакторы» обязательна для заполнения в случае, если сотрудник РГГУ редактировал данное издание.

При заявлении публикации в эффективном контракте обязательным является присоединение файла(ов) в формате .pdf. Вкладка «Присоединенные файлы» → «Добавить». Прикрепленный файл(ы) должен содержать в себе страницы публикации с указанием на автора, его аффилиацию/аффилиации, год издания, данные издателя, тираж, объем, наличие рецензентов, наличие или отсутствие грантовой поддержки.

б)

Публикация источников

Раздел «НИР» → «Публикации в книгах» → «Создать».

Обязательными полями для заполнения являются: «Вид труда» («Книга»), «В соавторстве зарубежными партнерами» (указывается, если присутствует), «Книга» (указывается полное название труда), «Издательство», «Год», «Страна», «Город», «Язык», «Переиздание» (если составляется карточка на второе или последующее издание книги), «ISBN», «Тираж» (если последний указан в книге, если не указан – оставить поле без изменений) и «Объем» (в страницах и печатных листах).

После записи данных об издании вводятся данные об авторе/авторах и редакторе/редакторах. Автор(ы) автоматически выбирае/ются из справочника. Если в число авторов входят сотрудники по основному месту работы других учреждений и организаций, кликается квадратик «Авторы не в штате». Если в число авторов входят иностранцы, кликается квадратик «Зарубежный».

Вкладка «Редакторы» обязательна для заполнения в случае, если сотрудник РГГУ редактировал данное издание.

в)

Энциклопедия, словарь, справочник:

Раздел «НИР» → «Публикации в книгах» → «Создать».

Обязательными полями для заполнения являются: «Вид труда» (если энциклопедия или словарь, то «Книга», если справочник, то «Справочник»), «В соавторстве зарубежными партнерами» (указывается, если присутствует), «Книга» (указывается название труда), «Издательство», «Год», «Страна», «Город», «Язык», «Переиздание» (если составляется карточка на второе или последующее издание книги), «ISBN», «Тираж» (если последний указан в книге, если не указан – оставить поле без изменений) и «Объем» (в страницах и печатных листах).

Вкладка «Редакторы» обязательна для заполнения в случае, если сотрудник РГГУ редактировал данное издание.

г)

Сборник статей, в том числе по итогам научной конференции:

Раздел «НИР» → «Публикации в книгах» → «Создать».

Обязательными полями для заполнения являются: «Вид труда» («Сборник научных трудов»), «В соавторстве зарубежными партнерами» (указывается, если присутствует), «Книга» (указывается название труда), «Издательство», «Год», «Страна», «Город», «Язык», «Тираж» (если последний указан в книге, если не указан – оставить поле без изменений) и «Объем» (в страницах и печатных листах).

После записи данных об издании вводятся данные о редакторе/редакторах. Редактор(ы) автоматически выбирае/ются из справочника.

Если сотрудник редактировал сборник, но планирует отчитаться им в рамках эффективного контракта, он указывается во вкладке «Авторы». В этом случае заполняются графы: «Объем» (реальный вклад соответствующего автора в страницах), ∑ (число аффилиаций автора), «Аффилиация» (если аффилиаций несколько, указывается первая из них), «Контингент» (ППС или научный сотрудник (НР), а также «Хочу в зачет» - выбирается пункт эффективного контракта и отчетный период.

При заявлении публикации в эффективном контракте обязательным является присоединение файла(ов) в формате .pdf. Вкладка «Присоединенные файлы» → «Добавить». Прикрепленный файл(ы) должен содержать в себе указания на редактора сборника, его аффилиацию/аффилиации, год издания, наличие или отсутствие грантовой поддержки. Дополнительно прикрепляется информация об индексации издания в базах данных Web of Science и (или) Scopus.

2. Аналитическое описание:

а)

Глава монографии, учебника, учебного, учебно-методического пособия, справочника, статья в энциклопедии или словаре:

Раздел «НИР» → «Публикации в книгах» → «Создать».

Обязательными полями для заполнения являются: «Вид труда» (если глава монографии, то «Глава монографии», если параграф учебника, учебного, учебно-методического пособия, справочника, статья в энциклопедии или словаре, то «Часть книги (глава, раздел, параграф)»), «В соавторстве зарубежными партнерами» (указывается, если присутствует), «Глава» (указывается название главы (части)), «Книга» (указывается название монографии, книги), «Издательство», «Год», «Страна», «Город», «Язык», «Переиздание» (если составляется карточка на второе или последующее издание книги), «ISBN», «Тираж» (если последний указан в книге, если не указан – оставить поле без изменений) и «Объем» (в страницах и печатных листах).

После записи данных об издании вводятся данные об авторе/авторах. Автор(ы) автоматически выбирае/ются из справочника. Если в число авторов входят сотрудники по основному месту работы других учреждений и организаций, кликается квадратик «Авторы не в штате». Если в число авторов входят иностранцы, кликается квадратик «Зарубежный». Далее заполняются графы: «Объем» (реальный вклад соответствующего автора в страницах), ∑ (число аффилиаций автора), «Аффилиация» (если аффилиаций несколько, указывается первая из них), «Контингент» (ППС или научный сотрудник (НР).

Если автор хочет отчитаться публикацией в рамках эффективного контракта, заполняется графа «Хочу в зачет» – выбирается пункт эффективного контракта и отчетный период.

При заявлении публикации в эффективном контракте обязательным является присоединение файла(ов) в формате .pdf. Вкладка «Присоединенные файлы» → «Добавить». Прикрепленный файл(ы) должен содержать в себе указания на автора, его аффилиацию/аффилиации, год издания, данные издателя, тираж, объем, наличие рецензентов, наличие или отсутствие грантовой поддержки.

б)

Статья в сборнике:

Раздел «НИР» → «Публикации в книгах» → «Создать».

Обязательными полями для заполнения являются: «Вид труда» (если статья в сборнике научных статей, то «Статья в сборнике», если статья в сборнике материалов (тезисов) конференции, то «Материалы конференции (Тезисы)»), «В соавторстве зарубежными партнерами» (указывается, если присутствует), «Название статьи» (указывается название статьи), «Книга» (указывается полное название сборника), «Издательство», «Год», «Страна», «Город», «Язык» и «Объем» (в страницах и печатных листах).

в)

Статья в журнале:

Раздел «НИР» → «Публикации в журналах» → «Создать».

Обязательными полями для заполнения являются: «Название» (указывается название статьи), «В соавторстве зарубежными партнерами» (указывается, если присутствует), «Издание» (название журнала выбирается из автоматически подгружаемого справочника; если журнал в справочнике отсутствует, следует обратиться в Управление по научной работе по эл. почте adm_unr@rggu.ru или по тел. (495) 250-68-65, указав название журнала, страну, в которой он выходит, и язык/языки публикаций), «Объем» (в страницах и печатных листах).

Если автор хочет отчитаться публикацией в рамках эффективного контракта, заполняется

графа «Хочу в зачет» – пункт эффективного контракта и отчетный период.

При заявлении публикации в эффективном контракте обязательным является присоединение файла(ов) в формате .pdf. Вкладка «Присоединенные файлы» → «Добавить». Прикрепленный файл(ы) должен содержать в себе указания на автора, его аффилиацию/аффилиации, название издания, год издания, наличие или отсутствие грантовой поддержки. В случае необходимости дополнительно прикрепляется информация об индексации издания в соответствующей базе данных.

II. Данные о докладах на научных мероприятиях:

Раздел «НИР» → «Доклады» → «Создать».

Обязательными полями для заполнения являются: «Вид доклада», «Название» (указывается название доклада), «Год».

Следующий шаг – заполнение поля «Мероприятие». Если мероприятие не находится в строке автоматически, необходимо кликнуть на кнопку «+» в правом нижнем углу и приступить к созданию мероприятия.

Для создания мероприятия необходимо заполнить поля «Вид мероприятия» и «Статус». Затем заполняется поле «Название» (указывается полное название мероприятия). Название должно отражать статус («Международная», «Всероссийская» и т.д.), тип («научная», «научно-практическая» и т.д.) вид мероприятия («конференция», «семинар», «круглый стол» и т.д.), его наименование. В случае, если научное мероприятие является регулярным, то в названии необходимо указывать соответствующий порядковый номер. Порядковый номер указывается римскими цифрами перед статусом, например: IV международная научная конференция «…». С подробной инструкцией о наименовании научного мероприятия можно ознакомится в разделе «Планирование, организация и проведение научных мероприятий»

Следующие обязательные для заполнения поля: «Период проведения с», «Страна», «Город», «Организатор». Поле «Веб-сайт» заполняется по желанию.

После записи данных о мероприятии вводятся данные об авторе/авторах доклада. Автор(ы) автоматически выбирае/ются из справочника. Если в число авторов входят сотрудники по основному месту работы других учреждений и организаций, кликается квадратик «Авторы не в штате». Если автор один, в графе «Объем» указывается единица, если есть соавторы, реальный вклад с учетом числа соавторов. Далее заполняется графа «Контингент» (ППС или научный сотрудник (НР).

Затем выполняется присоединение файла (в формате .pdf) с программой мероприятия. Вкладка «Присоединенные файлы» → «Добавить».